17.03.20218 min
Deel het artikel
Verplicht thuiswerken: een (para)fiscale opportuniteit?
Ruim een jaar na de uitbraak van de coronacrisis is het grote publiek intussen – weliswaar noodgedwongen – vertrouwd geraakt met het fenomeen van het thuiswerken. Waar tot voor kort het thuiswerken nog was voorbehouden aan een beperkte groep werknemers, freelancers en bedrijfsleiders, beschikt voortaan bijna ieder huishouden over een zogenaamde “home office” of “thuiskantoor”.
Ook in de toekomst, wanneer kan worden afgestapt van het verplichte thuiswerken, zal het thuiskantoor deel blijven uitmaken van onze professionele realiteit. Deze nieuwe manier van werken biedt ontegensprekelijk tal van voordelen. Een van deze voordelen (of beter: opportuniteiten), situeert zich op het vlak van de fiscaliteit. Het gaat daarbij om de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever en kosten eigen aan de vennootschap voor respectievelijk werknemers en bedrijfsleiders.
Dergelijke terugbetalingen (of vergoedingen) zijn namelijk niet belastbaar in handen van de werknemer/bedrijfsleider, terwijl ze, in beginsel, wel aftrekbaar zijn als beroepskost in handen van de werkgever/vennootschap. Bovendien zijn op deze terugbetalingen in de regel geen RSZ-bijdragen of sociale bijdragen verschuldigd.
Wat zijn kosten eigen aan de werkgever/vennootschap?
Kosten eigen aan de werkgever zijn kosten die normaal ten laste vallen van de werkgever, maar die om een of andere reden door de werknemer worden voorgeschoten.
Kosten eigen aan de vennootschap dekt in wezen dezelfde lading, met dien verstande dat het gaat om kosten die normaal ten laste vallen van de vennootschap en door de bedrijfsleider worden voorgeschoten. Het begrip “bedrijfsleider” wordt hierbij ruim opgevat en omvat onder andere zaakvoerders, leidinggevenden (op zelfstandige basis), etc.
Voor de goede leesbaarheid worden beide types van kosten hierna gezamenlijk aangeduid als “kosten eigen aan de werkgever”, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
Bij kosten eigen aan de werkgever wordt vaak gedacht aan, bijvoorbeeld, een kilometervergoeding voor beroepsmatige verplaatsingen, een vergoeding voor parkingkosten, een vergoeding voor de huur van een garage (indien de betrokkene beschikt over een bedrijfswagen), carwashvergoeding, maaltijd- of dagvergoedingen en representatievergoedingen voor consultants en vertegenwoordigers. Echter, aangezien de wet in dit verband geen (limitatieve) opsomming bevat, bestaan er tal van andere mogelijkheden. Hoewel het telkens om beperkte bedragen gaat, kan een combinatie van verschillende vergoedingen al snel oplopen. Zo worden er bijvoorbeeld, binnen de consultancywereld of voor vertegenwoordigers, soms vergoedingen toegekend van € 400 tot € 500 op maandbasis.
De vraag of kosten eigen zijn aan de werkgever, dan wel eigen aan de werknemer/bedrijfsleider, blijft steeds een feitenkwestie en moet worden beoordeeld aan de hand van de concrete omstandigheden: wat voor de ene kwalificeert als een kost eigen aan de werkgever, is dat niet noodzakelijk voor de andere.
Waarom is een vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever interessant?
De voordelen verbonden aan de vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever situeren zich op fiscaal- én sociaalzekerheidsrechtelijk vlak.
Voor fiscale doeleinden worden dergelijke vergoedingen uitdrukkelijk niet als beroepsinkomsten (meer bepaald bezoldigingen) beschouwd in handen van de werknemer/bedrijfsleider. Deze vergoedingen worden dan ook niet belast in het kader van de personenbelasting.
De werkgever, van zijn kant, kan deze vergoedingen in principe als beroepskost aftrekken, al gelden er voor sommige kosten (bv representatiekosten) aftrekbeperkingen.
Vanuit sociaalzekerheidsrechtelijk perspectief worden vergoedingen voor kosten eigen aan de werkgever eveneens gunstig behandeld. Er zijn hierop immers geen RSZ-bijdragen of sociale bijdragen (al naargelang het sociaalrechtelijk statuut van de genieter, i.e. werknemer of zelfstandige), verschuldigd.
Met andere woorden, vergoedingen voor kosten eigen aan de werkgever zijn steeds netto-vergoedingen.
Kosten eigen aan de werkgever in de context van het thuiswerken?
Ook in het kader van het thuiswerken kan er sprake zijn van kosten eigen aan de werkgever. De werknemer/bedrijfsleider wordt door het thuiswerken immers genoodzaakt tot het maken of dragen van bepaalde kosten die normaliter ten laste van de werkgever zouden vallen. Het kan daarbij gaan om, onder meer, bijkomende elektriciteits- en verwarmingskosten, het inrichten van een gepaste werkplek en het aanschaffen van klein kantoormateriaal, het voorzien van een internetverbinding en een eigen laptop, etc.
Indien de werkgever overgaat tot het vergoeden van deze kosten, dan geniet deze vergoeding van de hierboven vermelde gunstige regeling op fiscaal- en sociaalzekerheidsrechtelijk vlak.
Volledigheidshalve merken we op dat het al dan niet verplicht karakter van het thuiswerken in beginsel van geen belang is en aldus niet belet dat de kosten gedaan door de werknemer/bedrijfsleider gekwalificeerd worden als kosten eigen aan de werkgever.
Over welke bedragen gaat het?
De vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever kan op twee manieren worden berekend:
1.
op basis van de werkelijke door de werknemer/bedrijfsleider gemaakte kosten. Hiervan dienen dan de nodige bewijsstukken te worden voorgelegd;
2. op forfaitaire wijze, mits deze forfaitaire berekeningswijze afdoende kan worden onderbouwd. Hierover later meer.
De werkgever kan ook opteren voor een combinatie van deze methodes. Zo kan de vergoeding voor internet op forfaitaire wijze worden berekend, terwijl de vergoeding voor het aanschaffen van een eigen laptop (die beroepsmatig te gebruiken is) gebeurt op basis van de werkelijke kosten. Het spreekt uiteraard voor zich dat dezelfde kosten niet tweemaal kunnen worden vergoed, via een forfaitaire vergoeding én via een terugbetaling van werkelijke kosten.
Zoals hoger vermeld, zijn forfaitaire vergoedingen toegelaten mits deze afdoende kunnen worden onderbouwd. Deze berekeningsmethode heeft als voordeel dat de werkgever niet hoeft aan te tonen dat de vergoeding in kwestie door de betrokken werknemer/bedrijfsleider ook daadwerkelijk werd besteed aan kosten die eigen zijn aan de werkgever. Besteedt de werknemer/bedrijfsleider in een bepaalde periode minder aan deze kosten, dan doet hij bijgevolg zijn voordeel met deze vergoeding.
Voor een aantal kosten voorziet de belastingadministratie zélf in een forfaitaire raming. Het gaat dan om een forfaitaire vergoeding gebaseerd op zogenaamde “ernstige normen”. Aligneert de werkgever zich met deze raming, dan zullen er zich zelden discussies stellen. Specifiek voor wat betreft het thuiswerken, verwijzen wij naar de recent gepubliceerde circulaire 2021/C/20 dd. 26 februari 2021.
In deze circulaire bespreekt de belastingadministratie onder meer de forfaitaire kantoorvergoeding aan werknemers die regelmatig en structureel thuiswerken (het equivalent van één werkdag per week). Concreet aanvaardt de belastingadministratie – onder voorwaarden – een maandelijkse forfaitaire vergoeding van € 129,48 als terugbetaling van kost eigen aan de werkgever. Voor de maanden april, mei en juni 2021 zal dit bedrag kunnen worden opgetrokken naar € 144,31. De kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten en omvat zodoende onder meer: het gebruik (inclusief huur en eventuele afschrijvingen) van een kantoorruimte, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen, onderhoud, verzekering en onroerende voorheffing. De toekenning van een kantoorvergoeding belet evenwel niet dat de werkgever daarenboven tevens overgaat tot terugbetaling aan de werkgever van specifiek kantoormeubilair/informaticamateriaal, met dien verstande dat deze terugbetalingen steeds op werkelijke bewijsstukken gebaseerd moeten zijn.
Verder stelt de circulaire dat maandelijkse forfaitaire vergoedingen van respectievelijk € 20 voor het gebruik van een privé-internetaansluiting en –abonnement en € 20 voor het gebruik van een privé-computer (of, als alternatief, € 10 voor het gebruik van een tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder computer) kunnen worden aanvaard als terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever, op voorwaarde dat het internet en de computer (of, als alternatief, het tweede computerbeeldscherm, printer/scanner) werkelijk worden gebruikt in het kader van telewerk. Deze forfaitaire vergoedingen kunnen gecombineerd worden met de kantoorvergoeding waarvan sprake hierboven.
Beide vergoedingen inzake thuiswerken werden ook expliciet aanvaard voor sociale zekerheidsdoeleinden, zij het dat de voorwaarden soms wat kunnen afwijken.
Het toepassingsgebied van de circulaire wordt uitdrukkelijk beperkt tot werknemers; bedrijfsleiders zijn aldus uitgesloten en dit om de reden dat zij veelal de mogelijkheid hebben om heel wat kosten rechtstreeks te laten dragen door de onderneming. Niettemin kan de circulaire ook voor deze categorie minstens dienen als inspiratiebron.
Wanneer de werkgever de beschikbare forfaitaire raming niet gepast acht (de ene onderneming is immers de andere niet), kan er steeds voor worden geopteerd om een andere forfaitaire raming te hanteren. Denk maar aan de bedrijfsleider die op gezette tijdstippen zeer welstellende cliënten ontvangt in zijn thuiskantoor. De thuiswerkvergoeding ten bedrage van € 129,48 per maand is in dat geval mogelijks onvoldoende om de kosten te dekken.
Ook zijn er mogelijks kosten waar de belastingadministratie niet heeft voorzien in een forfaitaire raming. In dat geval is de werkgever verplicht zelf een forfaitaire berekeningsmethode uit te dokteren. In de praktijk wordt een dergelijk forfait soms bepaald op basis van een steekproef van de werkelijke kosten gedurende een bepaalde periode (bijvoorbeeld 3 maanden).
Discussie met de belastingadministratie (en desgevallend de sociale zekerheid) is niet altijd uit te sluiten, althans indien de werkgever de regeling niet vooraf heeft afgetoetst bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen in Fiscale Zaken (de rulingcommissie).
Voorafgaande Beslissing in Fiscale Zaken (ruling)?
De werkgever die zekerheid wenst te verkrijgen omtrent de toelaatbaarheid van vergoedingen voor kosten eigen aan de werkgever – dit zal enkel aan de orde zijn indien hij afwijkt van de door de belastingadministratie voorziene forfaitaire ramingen – kan trachten een ruling te verkrijgen via de rulingcommissie.
Zolang de ruling geldig is – de geldigheidsduur bedraagt in de regel 5 jaar – kan de belastingadministratie de overeengekomen vergoedingen niet betwisten en als bezoldigingen herkwalificeren. Althans voor zover alle voorwaarden van de ruling werden nageleefd.
Voor vergoedingen voor het thuiswerken heeft de ruling recentelijk evenwel aan belang ingeboet. Immers, in veel gevallen zal de werkgever zich kunnen beroepen op de forfaitaire ramingen vervat in de hierboven genoemde circulaire. Daarenboven zal het vaak een moeilijke opgave zijn om te onderbouwen dat deze forfaitaire ramingen niet afdoende zijn om de kosten te dekken.
Een ruling blijft daarentegen een nuttig instrument wanneer de werkgever er niet alleen aan denkt om vergoedingen voor het thuiswerken in te voeren, maar daarnaast ook andere kosten wenst terug te betalen. Zoals eerder vermeld, zijn de mogelijkheden ter zake legio.
De rulingcommissie is zeer vertrouwd met de materie en heeft, ter ondersteuning van de belastingplichtigen, een ontwerpaanvraag gepubliceerd. Deze ontwerpaanvraag, vrij te consulteren via deze link, kan dienen ter inspiratie en geeft alvast inzage in de manier waarop de rulingcommissie dergelijke aanvragen benaderd.
Deel het artikel
Gerelateerde artikelen
Nijverheidsstraat 44
1040 Brussel
België
+32 2 287 91 111040 Brussel
België
BTW BE 0403 212 172
RPR Brussel
RPR Brussel
Gereglementeerd door de Belgische Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) en de Nationale Bank van België | Alle rechten voorbehouden 2024, Degroof Petercam